Компенсация за использование личного имущества

Предлагаем ознакомится со статьей: "Компенсация за использование личного имущества" с полным описанием всех сопутствующих вопросов. В любое время, когда возникнут вопросы задавайте их дежурному специалисту.

Компенсация за использование личного имущества

О.А. Курбангалеева,
консультант-эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

В ходе своей трудовой деятельности работники могут использовать личное имущество в производственных целях — инструменты, оборудование и технические средства, мобильные телефоны. Для работодателя использование имущества работника позволяет, в частности, избежать приобретения дополнительных основных средств, а значит, уменьшить свои расходы .

Что такое личное имущество?

Использование имущества с согласия и ведома работодателя и в его интересах

Однако использование имущества работника не является для работодателя безвозмездным. При использовании личного имущества работника с согласия и ведома работодателя и в его интересах работодатель обязан:
— выплатить работнику компенсацию за износ имущества,
— а также возместить расходы, связанные с использованием имущества (расходы на приобретение расходных материалов, на техническое обслуживание и ремонт и т. д.).
Об этом говорится в статье 188 ТК РФ.
Следовательно, если работник использует личное имущество в служебных целях по собственной инициативе, то работодатель может не выплачивать компенсацию и не возмещать понесенные расходы.
Важным условием выплаты компенсации является использование имущества работника в интересах работодателя, поэтому в должностной инструкции важно указать, для решения каких служебных задач работник использует свое личное имущество.

В разделе «Функциональные обязанности» должностной инструкции работника отдела снабжения ГОУ ВПО «Университет» установлено, что в его обязанности входит:
— составление претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств;
— оформление документации на получаемые и отправляемые грузы;
— составление отчета о выполнении плана материально-технического обеспечения.
Для выполнения этих функций менеджеру необходимы принтер, ксерокс и сканер.
Чтобы не тратить деньги на приобретение указанной техники, было решено использовать многофункциональное устройство, принадлежащее работнику отдела снабжения Николаеву М.П.
За использование этого устройства в служебных целях Николаеву М.П. полагается компенсация.

Трудовой договор или дополнительное соглашение?

Размер компенсации за использование имущества устанавливается по договоренности между работником и работодателем. Может быть либо определена сумма компенсации в твердой сумме, либо разработан способ ее расчета в зависимости от интенсивности использования имущества.

При этом размер компенсации должен быть экономически обоснованы и соответствовать стоимости имущества.

ГОУ ВПО «Университет» ежемесячно выплачивает работнику отдела снабжения Николаеву М.П.

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для предварительного ознакомления.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Источник: http://www.referent.ru/40/9791

Энциклопедия решений. НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника

НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ суммы компенсационных выплат в связи с использованием личного имущества (включая транспортные средства) работника при выполнении им трудовых обязанностей в размерах, согласованных сторонами трудового договора.

Для предоставления освобождения от обложения НДФЛ компенсации за использование личного имущества нужно иметь в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (см. письма Минфина России от 20.04.2015 N 03-04-06/22274, от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228 и др.).

Например, при получении компенсации за использование в служебных целях транспортного средства, по мнению специалистов финансового и налогового ведомств, необходимы:

— копия технического паспорта транспортного средства;

При этом управление автомобилем по доверенности не лишает работника права на необлагаемую НДФЛ компенсацию (см., например, постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 N Ф07-6326/14, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1388/14).

Представители Минфина России и налоговых органов разъяснили, что для получения компенсации за использование транспорта в служебных целях работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах. Есть пример судебного решения, в котором указывается, что основанием для компенсационных выплат являются, в частности, путевые листы с отметками о служебных поездках. См. письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 20.09.2005 N 20-12/66690, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005. Однако существует и судебное решение, в котором судьи пришли к выводу, что для выплаты компенсации и признания ее в качестве расходов составление путевых листов не обязательно (постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 N А48-6436/05-8).

Компенсация за использование в служебных целях личного имущества (например, сотовых телефонов) не облагается НДФЛ в размере, установленном соглашением сторон трудового договора. При этом организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность используемого имущества налогоплательщику и расходы, понесенные сотрудником при использовании этого имущества в служебных целях. Из судебных решений следует, что поскольку нормы компенсаций за использование в служебных целях инструмента, компьютеров и сотовых телефонов не установлены законодательством, такие выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных трудовыми договорами. См. письма Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, от 17.09.2009 N 03-04-06-01/138, от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 28.08.2007 N 28-17/1269, постановления ФАС Поволжского округа от 19.08.2008 N А06-6865/07, ФАС Поволжского округа от 27.03.2007 N А65-11684/06.

Читайте так же:  Принятие наследства с долгами наследодателя

Источник: http://base.garant.ru/58076062/

Компенсация за использование личного имущества: как установить

В служебных целях чаще всего используют мобильные телефоны, факсы, компьютеры, принтеры, конечно, автомобили. Размер компенсации вы можете установить любой. Законодательство не ограничивает эти выплаты. Единственное условие – размер компенсации должен быть оговорен в трудовом договоре с сотрудником (ст. 188 ТК РФ).

Оргтехника

На сумму компенсации фирма может уменьшить налоговую прибыль. Об этом сказано в пункте 25 статьи 255 Налогового кодекса.

С выплаченной сотруднику суммы не нужно удерживать налог на доходы и страховые взносы. Объясним почему.

В пределах норм

В пункте 3 статьи 217 и в подпункте 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса сказано, что НДФЛ и страховыми взносами не облагаются компенсации, связанные с исполнением сотрудником своих «трудовых обязанностей» в пределах норм. Однако в законодательстве таких норм для расчета страховых взносов и налога на доходы нет. А исходя из положений статьи 188 ТК РФ, как уже было сказано, размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора. Следовательно, такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме.

Не придется начислять и взносы по «травматизму». Так как они исчисляются с того же дохода, который облагается страховыми взносами, а именно – в части взносов на обязательное социальное страхование.

Превышение норм

Если размер компенсации превысит размер, установленный трудовым (коллективным) договором, с суммы превышения придется заплатить НДФЛ и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Также на сумму превышения необходимо начислять страховые взносы на ОПС, ОСС и ОМС.

Как установить размер компенсации

Кроме того, не нужно забывать и о принципе экономической целесообразности. Представим ситуацию: фирма установила сотруднику компенсацию за использование его компьютера в размере 10 000 рублей в месяц. Чем можно обосновать целесообразность такого расхода? За три месяца фирма сможет купить собственный новый компьютер! И это обойдется гораздо дешевле. Так что не слишком увлекайтесь и платите разумные компенсации, иначе инспекторы посчитают эти затраты необоснованными и в итоге не разрешат вам учесть их в расходах по налогу на прибыль.

Как правило, компенсацию выплачивают в пределах суммы износа (амортизации), рассчитанного исходя из официально установленных норм. Чтобы определить норму амортизации, можно воспользоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утверждена постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1). Конкретный размер и порядок выплаты компенсаций устанавливает работодатель по согласованию с работником.

Автомобиль

Сложнее будет, если вы решите платить сотруднику за пользование его автомобилем. Определить сумму компенсации вы можете, конечно, сами, но вот учесть эти расходы при расчете налога на прибыль будете вправе только по установленной законом норме (п. 11 ст. 264 НК РФ). Эти нормы есть в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92.

Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли в сумме 1200 рублей, а более 2000 куб. см – 1500 рублей в месяц.

Какую сумму в этом случае не нужно облагать НДФЛ? Эти нормы правительство установило исключительно для расчета налога на прибыль, а для НДФЛ они не действуют. Такую позицию поддерживают и судьи (см. постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06 по делу № А32-35519/2005-58/731).

Выходит, удерживать и платить налог на доходы физлиц не нужно со всей суммы компенсации, которую установила сама фирма.

По вопросам применения норм компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях для исчисления страховых взносов на ОПС, ОСС, ОМС и взносов «по травме» имеется письмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 года № 550-19, которое применяют компании, использующие личное имущество своих сотрудников в служебных целях.

В письме чиновники указали, что на основании подпунта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ (действует до 1 января 2017 г.; с 1 января 2017 г. – ст. 422 НК РФ) все виды компенсационных выплат в пределах норм, которые установлены законодательством, освобождены от обложения взносами, если связаны с исполнением трудовых обязанностей. На основании статьи 188 Трудового кодекса размер возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяют соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Именно на сумму компенсации, прописанную в договоре, страховые взносы начислять не нужно.

Не облагают выплаченную компенсацию и взносами «по травме» (письмо ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985). Уменьшить налоговую прибыль на эти расходы фирма сможет только после того, как выплатит такую компенсацию сотруднику (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому сумму, которая причитается сотруднику за истекший месяц, лучше выдавать в последних числах месяца.

Выплата компенсации

Компенсацию выплачивают ежемесячно на основании приказа руководителя фирмы. В нем указывают фамилию, имя и отчество лица, получающего компенсацию, и ее сумму.

Компенсацию не выплачивают работнику за те дни, которые он находился в отпуске или болел. В это время он не мог использовать автомобиль в служебных целях.

Источник: http://www.buhgalteria.ru/article/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-imushchestva-kak-ustanovit

Компенсация за использование личного имущества

Компенсация за использование личного имущества

Нередко работники используют свое личное имущество в служебных целях. Как оплатить такие расходы сотруднику, какими проводками оформить операции и какие налоги начислить?

Работник может пользоваться личным телефоном для ведения служебных переговоров, может использовать свой автомобиль для поездок в командировку или по иным рабочим вопросам. Также работник вправе использовать любое личное оборудование, если на это согласен работодатель.

Читайте так же:  Как платить алименты на двоих детей от разных браков

Работник получит денежную компенсацию за использование личного имущества при выполнении двух условий (ст. 188 ТК РФ):

  • имущество используется в интересах работодателя;
  • работодатель выразил свое согласие на использование такого имущества в письменном виде.

Размер компенсации прописывается непосредственно в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. На основании письменного соглашения составляется приказ об использовании личного имущества.

Использование личного автомобиля

По взаимному согласию работодателя и работника последний может использовать свой личный автомобиль в служебных целях. В таком случае работодатель должен компенсировать затраты сотрудника.

Чтобы у контролирующих органов не было претензий, для возмещения затрат по использованию личного авто нужно иметь в наличии следующие документы (письма Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305):

  • трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с указанием технических и регистрационных данных автомобиля, порядка использования имущества, размера компенсации;
  • приказ с указанием размера компенсации и приказ (или иной документ), который подтверждает производственную необходимость использования личного автомобиля работника;
  • копия ПТС (или доверенность на управление);
  • путевые листы;
  • чеки и квитанции, подтверждающие расходы по эксплуатации машины.

Размер компенсации за использование сотрудником личного автомобиля можно установить любой. Кроме того, помимо закрепленной суммы компенсации работодатель может возместить расходы на ГСМ, стоянку и прочие затраты, связанные с использованием автомобиля.

Однако учесть все расходы без ограничения можно лишь в целях бухгалтерского учета. В налоговом учете дело обстоит иначе — признать расходы (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) можно только в пределах норм, установленных п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Законодательно установлено два вида компенсации:

  • 1 200 руб. в месяц — для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см;
  • 1 500 руб. в месяц — для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см.

Установленная сумма компенсации также включает в себя износ машины, затраты на ГСМ и техническое обслуживание, ремонт, мойку и т. д. (письма Минфина РФ от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и от 04.12.2015 № 03-03-06/70852, письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/[email protected]).

На практике компании чаще всего устанавливают повышенные компенсации и на основании оправдательных документов оплачивают фактически понесенные затраты на обслуживание авто в служебных целях. В случае превышения компенсируемых затрат над установленными нормами нужно применять ПБУ 18/02 и учитывать постоянные разницы.

Постоянное налоговое обязательство при выплате компенсации сверх норм отражается проводкой: Дебет 99 Кредит 68.

Сумму начисленной компенсации в учете отражают проводкой: Дебет 20 (26, 44 и т. д.) Кредит 73.

Компенсации за использование личного автомобиля не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это правило действует и на суммы сверх нормативов. Важно закрепить выплачиваемую сумму в трудовом договоре (дополнительном соглашении) и подтвердить использование машины в служебных целях (письма Минфина РФ от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 27.06.2013 № 03-04-05/24421, от 11.04.2013 № 03-04-06/11996). Чтобы избежать налогообложения компенсации, машина должна принадлежать сотруднику.

Если работник управляет машиной по доверенности, придется заплатить НДФЛ (письмо Минфина РФ от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Исключение! Если работник управляет машиной, которая находится в собственности супруга, компенсация не облагается НДФЛ. Однако эта машина должна быть приобретена в браке (письмо Минфина РФ от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами (письма Минтруда РФ от 26.02.2014 № 17-3/В-92, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Использование мобильного телефона и расходы на переговоры

Выплаты за использование личного телефона для рабочих целей компенсируют износ данного имущества. Помимо этого, компания может компенсировать расходы на ведение телефонных переговоров на основании детализированного счета оператора связи (письмо Минфина РФ от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138, письма УФНС России по городу Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115, от 28.08.2007 № 28-17/1269).

Документально подтвержденные и экономически обоснованные траты на звонки в служебных целях можно полностью учесть в расходах организации (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Компания может самостоятельно установить месячный лимит по возмещению работнику затрат на услуги связи. Тогда все разговоры сверх установленного лимита будут считаться личными разговорами и их нельзя будет учесть в налоговых расходах предприятия, пока сотрудник не возместит сверхнормативную часть затрат (письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Для экономического обоснования затрат на телефонные разговоры на предприятии должны быть следующие документы (письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15, УФНС РФ по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153):

  • приказ об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
  • письменные соглашения с работниками об использовании в работе личных телефонов;
  • должностные инструкции, в которых прописана необходимость использования мобильного телефона;
  • ежемесячная детализация разговоров;
  • заявления сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов.

Компенсация за использование мобильного телефона не облагается страховыми взносами в пределах лимита, установленного соглашением (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). Также не облагается взносами возмещение расходов на служебные звонки (определение Верховного Суда РФ от 30.04.2015 № 309-КГ15-1758, постановление арбитражного суда СКО от 03.03.2016 № Ф08-887/2016 по делу № А32-6050/2015).

Денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего работнику организации, не облагается НДФЛ в пределах установленных организацией размеров (письма Минфина РФ от 18.02.2013 № 03-04-06/4259, от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138, постановлениями ФАС Поволжского округа от 18.01.2005 по делу № А49-6290/04-540А/2, ФАС Уральского округа от 29.11.2005 по делу № Ф09-5353/05-С2).

Также не облагаются НДФЛ расходы по оплате услуг мобильной связи в производственных целях (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Читайте так же:  Образец договора купли-продажи между юридическими лицами

Источник: http://etoprostobuh.ru/uchet-gsm-v-kompaniyah/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-imushhestva.html

Почему выгодно платить работнику компенсацию?

Автор:
Позднякова Елена

Эксперт по подбору
бухгалтеров КА «Финвер»

Приходили ли вы когда-нибудь на работу со своим ноутбуком?

А может, отвозили срочный заказ покупателю на личном авто? Или распечатывали деловые письма на домашнем принтере? Если вы делали это с согласия работодателя, то Вам положена

В случае, когда работник использует для служебных целей что-то свое и работодатель об этом знает и не возражает, работодатель обязан платить работнику компенсацию за использование личного имущества.

Не исключено, что заработная плата покрывает все издержки, и претензий со стороны сотрудника нет, но требование закона нужно выполнить и компенсацию из суммы заработной платы выделить.

Хорошая новость в том, что это выгодно, ведь компенсация позволит уменьшить страховые взносы.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается:

Налогом на доходы физических лиц (13%

от заработной платы для резидентов и 30% для нерезидентов)

Страховыми взносами на пенсионное, социальное и медицинское страхование (30%

от заработной платы, при отсутствии права на пониженный тариф)

Взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (от 0,2%

до 8,5% в зависимости от вида деятельности)

Выплата компенсации работнику

за использование и износ инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещение расходов связанных с их использованием – это обязанность работодателя ( Трудовой Кодекс, статья 188 ).

Поэтому доходы работника классифицируются как установленные действующим законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей,

и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Не облагаются НДФЛ:

Налоговый кодекс, статья 217, пункт 3

Не облагаются страховыми:

Налоговый кодекс, статья 422, пункт 1, подпункт 2, абзац 10

Не облагаются взносами на страхование от несчастных случаев:

Федеральный закон №125-ФЗ от 24.07.98, статья 20.2, пункт 1, подпункт 2, абзац 13

Работодатель и работник договариваются о размере компенсации по обоюдному согласию

, в законодательстве на эту тему указаний нет.

В 2017 году действует всего одна норма о предельном размере компенсации за использование легкового авто или мотоцикла, которую можно учесть для целей налога на прибыль

. Постановление Правительства №92 от 08.02.02 :

Нормы расходов на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных автомобилей и мотоциклов:

Видео (кликните для воспроизведения).

Легковые автомобили

с объемом двигателя до 2000 куб.см – 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб.см – 1500 руб. в месяц, мотоциклы – 600 руб. в месяц.

Работодатель с работником могут договориться и о большем размере компенсации за авто, при этом превышение лимита будет выплачено за счет чистой прибыли.

Ежемесячная компенсация рассчитывается по формуле:

Рыночная стоимость

/ срок использования в месяцах

Чтобы избежать споров с налоговыми органами, установленная сумма компенсации должна быть обоснована

.

Для обоснования суммы нужно составить расчет в произвольной форме

, в котором будут указаны: рыночная стоимость имущества, срок полезного использования, и каким образом они были определены .

Рыночную стоимость

можно определить на основании:

1. Документов о покупке

2. Стоимости аналогичного имущества на рынке

3. Соглашения сторон

Определить срок полезного использования

личного имущества можно следующими способами:

1. На основании технической документации

2. По классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ №1 от 01.01.02

3. По соглашению сторон

Если имущество не новое, то при определении стоимости и срока нужно учесть износ.

Мастер-отделочник договорился с руководителем, что он будет использовать на объекте свой личный станок для резки керамической плитки. Станок приобретался год назад за 30 тысяч, срок полезного использования станка по технической документации — 3 года.

Стоимость с учетом износа: 20000 рублей (30000/3*2)

Оставшийся срок полезного использования: 24 месяца

Размер ежемесячной компенсации: 20000/24 = 833 руб

1.

Заявление работника

+копии документов на приобретение

2.

Приказ руководителя о назначении компенсации

+ дополнительные документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах организации

(например, если речь идет о компенсации за использование личного автомобиля, это может быть копия трудового договора, в котором предусмотрен разъездной характер работы)

3.

Трудовой договор

Отражать в трудовом договоре

сумму компенсации и размер возмещения расходов – обязательно ( статья 188 ТК РФ ).

Если трудовой договор уже заключен ранее, то необходимо заключить дополнительное соглашение.

В типовой форме трудового договора

, утвержденной Постановлением Правительства РФ №858 от 27.08.16, размер компенсации указывается в пункте 14 б.

При использовании в интересах работодателя техники, на которую устанавливается программное обеспечение: личных компьютеров, ноутбуков, смартфонов, — проинструктируйте работника о правилах использования лицензионных программ

и внесите это в трудовой договор. В целях выполнения трудовых функций, работник обязан использовать только лицензионное программное обеспечение, предназначенное для использования в коммерческих целях .

Сегодня мы рассмотрели, как уменьшить страховые взносы с заработной платы и при этом выполнить требования трудового законодательства, а через неделю Вас ждет следующая статья из серии « Законные схемы оптимизации налогов в 2017 году

».

Позднякова Елена,

Эксперт по подбору бухгалтеров

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора.

Источник: http://zachestnyibiznes.ru/blog/kompensacii_rabotnika_ispolzovanie_imushchestva

АРЕНДА ЛИЧНОГО ИМУЩЕСТВА ИЛИ КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ИМУЩЕCТВА

Если работник использует собственную технику в интересах работодателя, ему выплачивается компенсация согласно ст. 188 ТК РФ.

Выплачивая компенсацию, организация экономит на страховых взносах и НДФЛ.

Размер возмещения организация устанавливает самостоятельно и отражает его в трудовом договоре с работником. Эту сумму организация может полностью учесть при расчете налога на прибыль.

Преимущества и недостатки схемы

Действительно, с такой компенсации ни НДФЛ, ни страховые взносы не уплачиваются (п.З ст.217 и подп.2 п.1 ст.422 НК РФ). Однако следует иметь в виду, что в целях исчисления налога на прибыль компенсации нормируются.

Лимиты установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

  • для мотоциклов – 600 рублей в месяц;
  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 рублей в месяц;
  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. – 1500 рублей в месяц.
Читайте так же:  В течение какого срока можно вернуть товар

Причем, по мнению проверяющих органов, расходы на бензин, страховку и ремонт автомобиля уже заложены в установленные в 2002 году размеры компенсаций. И несмотря на то что сейчас Правительство РФ рассматривает законопроект об увеличении данных сумм, к сожалению, скорее всего, повышение будет незначительным.

Одно радует, что нормирование применимо только для отражения расходов по налогу на прибыль или УСН.

Так, в письме от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 Минфин России указал, что возмещение в соответствии с соглашением сторон трудового договора расходов работника, связанных с использованием его личного имущества (автомобиля) в интересах работодателя при выполнении трудовых обязанностей, не облагается НДФЛ. Размер возмещаемых расходов подтверждается расчетами компенсаций, документами, свидетельствующими о принадлежности используемого имущества физическому лицу, а также о фактическом использовании имущества в интересах работодателя, и документами, подтверждающими суммы произведенных расходов.

Президиум ВАС РФ (см. Постановление от 30.01.2007 № 10627/06 по делу № А32-35519/2005-58/731) также указал, что эти нормы предназначены для целей налогообложения прибыли. Поэтому они не могут применяться по аналогии к другим налогам.

Те же рассуждения можно применить и по отношению к страховым взносам. В своих письмах Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19 и ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 сообщают, что конкретный размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). Поэтому компенсация не облагается страховыми взносами в размере, предусмотренном в таком соглашении.

Главное – правильно оформить документы. Использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями работника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями. На это указывает и Минздравсоцразвития России (письма от 06.08.2010 № 2538-19, от 26.05.2010 № 1343-19).

Кроме того, необходимо составить:

  • приказ руководителя об использовании машины работника и выплаты ему компенсации;
  • дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником, в котором прописать соответствующие условия использования его имущества (их можно указать и в самом трудовом договоре по вновь принятым работникам);
  • запросить копию технического паспорта транспортного средства работника;
  • путевые листы или иные подобные документы, подтверждающие использование техники в служебных целях.

Как мы видим, документов придется оформить много, однако экономию схема даст несущественную.

Аренда транспортного средства выгоднее компенсации

Если вместо компенсации за использование личного транспорта с сотрудником оформить договор аренды машины, схема будет выгоднее!

Так, арендную плату полностью без ограничений организация может учесть в составе расходов согласно подп.10 п,1 ст.264 НК РФ. Кроме того, она вправе отразить и расходы, связанные с содержанием арендованного имущества. Конечно, если в договоре аренды указано, что их финансирует арендатор. Кроме договора основанием списания указанных затрат будут:

  • копия технического паспорта транспортного средства работника;
  • путевые листы или иные подобные документы, подтверждающие использование техники в служебных целях.

Не облагается арендная плата и страховыми взносами, так как согласно п.4 ст.420 НК РФ выплаты, связанные с передачей в пользование имущества, не относятся к объекту обложения взносами.

А вот НДФЛ с арендной платы работнику уплатить придется: она признается его доходом и облагается налогом в полной сумме по ставке 13% (30% с доходов иностранцев).

Помимо арендной платы можно также оплачивать бензин, ремонт, страховку на авто, если документы выписаны на организацию. Эти суммы учитываются для налога на прибыль без обложения налогами и взносами.

Обратите внимание!

Компания может заключить с работником:

  • либо договор аренды транспортного средства с экипажем;
  • либо просто договор аренды, но в этом случае все функции водителя должно выполнять отдельное лицо (штатный водитель либо сотрудник, который сдает авто в аренду, но при этом совмещает и функции водителя).

Рассмотрим нюансы каждого договора.

Отношения сторон по договору аренды транспортного средства с экипажем регулируются статьями 632-641 ГК РФ.

При заключении договора Гражданским кодексом РФ установлены следующие ограничения:

1. Обязанность по содержанию (техническому обслуживанию, ремонту и т.п.) переданного в аренду автомобиля с экипажем согласно ст.634 ГК РФ возложена на арендодателя. Данная норма является специальной и имеет приоритет перед общей нормой п.1 ст.616 ГК РФ, которая возлагает обязанность проведения капитального ремонта переданного в аренду имущества на арендодателя, а текущего – на арендатора. Поэтому арендодатель не вправе переложить часть обязанностей по содержанию автомобиля на арендатора, так как это является обязательным условием договора, установленным Гражданским кодексом РФ (императивной нормой). Данные расходы должен нести работник, а организация затем их возмещает в составе арендной платы или на иных согласованных сторонами условиях.

А вот в договоре аренды (без экипажа) данные расходы может нести и арендатор.

2. Одно из обязательных условий, которое должно быть оговорено в договоре аренды с экипажем, касается оплаты услуг сотрудника-водителя. Его услуги по управлению оплачивает арендатор. При этом организация, выплачивая доходы сотруднику за пользование его транспортом по договору аренды, по отношению к нему выступает в роли налогового агента (п.1 ст.226, подп.4 п.1 ст.208 НК РФ). Налог на доходы физических лиц удерживается со всей суммы вознаграждения, включая не только арендную плату, но и выплату за управление автомобилем.

Поименованные выплаты целесообразно в договоре аренды автомобиля с экипажем предусмотреть отдельно. Это нужно для снижения налоговой нагрузки по страховым взносам. Дело в том, что выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, не являются объектом обложения страховых взносов.

Получается, что организация не облагает взносами суммы, начисленные за предоставление автомобиля сотрудника в аренду. Однако это не освобождает ее от исчисления взносов с вознаграждения, причитающегося за оказание услуг по управлению и эксплуатации автомобилем. Взносы перечисляются полностью, за исключением взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и взносов на страхование от несчастных случаев в ФСС (подп 2 п 3 ст422 НК РФ).

Читайте так же:  Что делать после дтп виновному лицу

Если в договоре отдельно не предусмотреть выплаты за предоставление автомобиля в аренду и его управление, то налоговики могут потребовать исчислить взносы со всей суммы.

Ну и конечно, если в организации есть водители и она заключает просто договор аренды автомобиля без экипажа, то НДФЛ удерживается лишь с арендной платы, страховые взносы с нее уплачиваться не будут. В то же время с оплаты труда водителя придется исчислить все «зарплатные» налоги и взносы.

3. Если иное не предусмотрено договором, текущие затраты на приобретение ГСМ, оплату услуг мойки и автостоянки и разных сборов относятся к расходам, связанным с эксплуатацией транспортного средства, их несет арендатор одинаково в обоих договорах.

4. Затраты на страхование транспорта на основании ст.637 ГК РФ по договору аренды с экипажем несет арендодатель (в данной ситуации сотрудник) при условии, если страхование обязательно в силу закона или договора.

Исключение: если организация заключит договор аренды без экипажа, то стоимость страховки она может учесть у себя при налогообложении.

5. Условиями договора может быть предусмотрено предоставление транспортного средства в аренду не на весь день, а только на определенное время. При этом порядок распределения эксплуатационных расходов необходимо также предусмотреть в договоре.

Вывод: договор аренды транспортного средства более выгоден для организации, чем договор аренды с экипажем. Однако первый из них можно заключать только при наличии трудовых обязанностей сотрудника по вождению автомобиля.

Источник: http://1consultcenter.ru/arenda-lichnogo-imushchestva-ili-kompensatsiya-za-ispolzovaniye-lichnogo-imushchetva/

Быстрый справочник по компенсации за использование имущества работника

Выплачивать компенсацию за использование любого личного имущества работника, кроме автомобиля (о нем см. врезку), выгоднее, чем увеличивать зарплату на эту сумму. Однако налоговики часто пытаются включить такую выплату в доход работника. Избежать этого позволит безупречное документальное оформление компенсации.

Если компания планирует использовать личное имущество работника (телефон, компьютер и т. д.), но не хочет брать эти объекты у него в аренду, то необходимо предусмотреть компенсацию за его использование. Эта выплата предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса и помимо возмещения текущих расходов (к примеру, стоимости телефонных переговоров) включает в себя компенсацию износа самого имущества.

Налоговые выгоды компенсации.

Сумма компенсации за износ имущества работника уменьшает налогооблагаемую прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 08.12.06 № 03-03-04/4/186). Вместе с тем эта выплата не облагается ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Она также не включается и в облагаемый доход работника на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ (письмо Минфина России от 02.03.06 № 03-05-01-04/43).

Главный документ — трудовой договор или допсоглашение к нему. Выплата компенсации и ее размер должны быть предусмотрены в отдельном соглашении между работником и работодателем или непосредственно в трудовом договоре (ст. 188 ТК РФ). Соответствующий пункт трудового договора может быть сформулирован, например, так: «При использовании компьютера работника, принадлежащего ему на праве собственности, компания в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ выплачивает ему компенсацию за износ этого объекта в размере 2000 рублей в месяц».

Документы, подтверждающие право работника на имущество

Чиновники неоднократно разъясняли, что для выплаты компенсации компания должна иметь документы или их заверенные копии, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (письмо Минфина России от 02.03.06 № 03-05-01-04/43). Такими документами могут быть, к примеру, товарный чек на покупку имущества или гарантийный талон, где указано имя владельца. С этим требованием трудно поспорить, поскольку Трудовой кодекс устанавливает компенсацию за использование именно личного имущества работника — об этом прямо сказано в статье 188 ТК РФ.

Расчет с обоснованием размера компенсации

Размер компенсации необходимо подтвердить экономическим расчетом, который также прикладывается к трудовому договору или допсоглашению.

Специалисты Минфина России считают, что размер компенсации должен соответствовать сумме амортизации, которая могла бы быть начислена, если бы организация купила этот объект (к примеру, письмо от 31.12.04 № 03-03-01-04/1/194). Данная сумма определяется на основании Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.02 № 1, а также данных о первоначальной стоимости объекта, которая также должна быть подтверждена документально (к примеру, товарным чеком).

На цифрах

Работник использует в работе личный персональный компьютер, который он приобрел за 50 000 рублей. По Классификации основных средств срок полезного использования электронной вычислительной техники — от 2 до 3 лет включительно (вторая амортизационная группа). При расчете суммы компенсации компания установила срок полезного использования в размере 25 месяцев. В бухгалтерском и налоговом учете амортизация в компании начисляется линейным способом. Таким образом, ежемесячная сумма амортизации, которая равна сумме компенсации, будет равна 2000 рублей (50 000 руб. : 25 мес.).

Приказ руководителя (нужен ежемесячно)

Несмотря на то что размер компенсации утвержден трудовым договором или дополнительным соглашением к нему, необходимо составлять приказ о выплате этой компенсации за конкретный месяц. Такой приказ можно оформить в произвольной форме. Главное, чтобы в нем были указаны следующие реквизиты: фамилия, имя и отчество работника, получающего компенсацию; имущество, за использование которого компанией она выплачивается; фактический период использования имущества за данный месяц; размер компенсации, подлежащей выплате.

Отметим: чиновники считают, что если работник фактически использовал имущество в служебных целях не полный месяц, к примеру, из-за того, что болел, был в отпуске или командировке, то за «пропущенный» период компенсация не выплачивается (письмо Минфина России от 16.05.05 № 03-03-01- 02/140). А значит, излишне выплаченные суммы нельзя отнести на расходы. Однако есть судебные решения, позволяющие списывать компенсации полностью (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.04.06 № А26-8363/2005-28).

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://hr-portal.ru/article/bystryy-spravochnik-po-kompensacii-za-ispolzovanie-imushchestva-rabotnika

Компенсация за использование личного имущества
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here